Con il Codice, le banche dati e le anagrafi elettroniche delle Pubbliche amministrazioni saranno obbligate a "dialogare" per accelerare le procedure e garantire legalità e trasparenza. I documenti informatici avranno pieno valore probatorio. Documenti, libri, repertori, scritture anche contabili potranno essere conservati su supporti informatici, eliminando così una enorme quantità di carta e ottenendo rilevanti risparmi.
Il "Codice dell’amministrazione digitale", che dovrebbe essere operativo nei primi mesi del 2005, chiarisce tra l’altro le regole che disciplinano l’uso delle Tecnologie per l’Informazione e la Comunicazione-ICT anche tra i privati.
Sullo schema di Codice verranno acquisiti i pareri della Conferenza unificata, del Consiglio di Stato e delle Commissioni parlamentari competenti.
 

Selezione delle novità introdotte dal Codice
Obbligo per le Pubbliche amministrazioni di scambiarsi on-line i dati relativi alle pratiche di cittadini ed imprese, evitando il peregrinaggio da un ufficio all’altro per ottenere documenti e certificati, o di dover aspettare mesi affinché si svolga, come avviene ora, il trasferimento cartaceo delle pratiche tra le varie amministrazioni pubbliche.
Obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di riorganizzare i propri siti Internet in modo da individuare una serie di contenuti minimi e necessari, compresa la disponibilità di moduli e formulari per via telematica.
Devono essere disponibili:
organigramma con articolazione degli uffici e relative attribuzioni;
nomi dei responsabili dei vari procedimenti e relativa durata;
scadenze e modalità di adempimento dei procedimenti;
elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali;
elenco di tutti i bandi di gara;
elenco dei servizi forniti in rete.
Obbligo per le Pubbliche amministrazioni di utilizzare la posta elettronica per lo scambio di documenti ed informazioni, verificandone la provenienza.
Obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di adottare, a partire dal 1° gennaio 2007, quale unico standard di accesso ai servizi erogati on-line esclusivamente la Carta d’Identità Elettronica ed alla Carta Nazionale dei Servizi.
Obbligo di trasferire fondi per via telematica tra Pubbliche amministrazioni e tra esse ed i cittadini e le imprese.
Sistematico allargamento dello Sportello Unico Telematico delle Imprese verso l’utenza, snellendo e facilitando il disbrigo on-line delle pratiche e, soprattutto, avviando una omogeneizzazione delle relative procedure a livello nazionale.
Diritto per i cittadini e le imprese a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nei rapporti con le Pubbliche amministrazioni centrali e con i gestori di pubblici servizi statali.
Obbligo per le Amministrazioni pubbliche di accettare da cittadini e imprese i pagamenti effettuati on-line a partire dal 1° gennaio 2006.
Facoltà di conservare su supporti informatici i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento, con conseguente enorme risparmio di spazio e abbattimento degli oneri connessi.
Possibilità per cittadini e imprese di accedere ai documenti e partecipare al procedimento amministrativo grazie all’uso dei nuovi strumenti informatici.
Diritto di trasmettere documenti alla Pubblica Amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, purché sia accertata la fonte di provenienza.
Possibilità, grazie alle nuove tecnologie, di una maggiore partecipazione dei cittadini, anche residenti all’estero, alla formazione dei processi decisionali attinenti alla collettività (e-Democracy).
Riconosciuto il valore probatorio al documento informatico.

I diritti dei cittadini e delle imprese
I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nei rapporti con le pubbliche amministrazioni centrali. In particolare:
1. la partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
2. ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato dal mittente se trasmesso, e si intende consegnato al destinatario, se disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
L’accesso telematico a dati, documenti e procedure è disciplinato dalle pubbliche amministrazioni secondo le disposizioni del Codice e nel rispetto delle disposizioni di legge e di regolamento in materia di protezione dei dati personali, di accesso ai documenti amministrativi, di tutela del segreto e di divieto di divulgazione. I regolamenti che disciplinano l’esercizio del diritto di accesso sono pubblicati su pubblici siti accessibili per via telematica.
A decorrere dal 1° gennaio 2006 le pubbliche amministrazioni centrali con sede nel territorio italiano consentono l’effettuazione con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione dei pagamenti ad esse spettanti, a qualsiasi titolo dovuti.

Obblighi delle Pubbliche Amministrazioni
Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tal fine utilizzando, con le modalità più appropriate, le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
A decorrere dal 1° gennaio 2006 le pubbliche amministrazioni centrali, con sede nel territorio italiano, consentono l’effettuazione con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione dei pagamenti ad esse spettanti, a qualsiasi titolo dovuti.
Le pubbliche amministrazioni centrali provvedono alla riorganizzazione ed aggiornamento dei servizi resi; a tal fine sviluppano l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, sulla base di una preventiva analisi delle reali esigenze dei cittadini e delle imprese, anche utilizzando strumenti per la valutazione del grado di soddisfazione degli utenti.
Entro il 31 maggio di ciascun anno le pubbliche amministrazioni centrali trasmettono al Ministro per la funzione pubblica e al Ministro per l’innovazione e le tecnologie una relazione sulla qualità dei servizi resi e sulla soddisfazione dell’utenza.
Le pubbliche amministrazioni, nell’organizzare autonomamente la propria attività, utilizzano le tecnologie dell’informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza e semplificazione. Inoltre, utilizzano le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, garantendo, nel rispetto delle vigenti normative, l’accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l’interoperabilità dei sistemi e l’integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni.

Le regole per i siti istituzionali
Le pubbliche amministrazioni centrali realizzano siti istituzionali su reti telematiche che rispettano i principi di usabilità, reperibilità, accessibilità anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità. Lo Stato promuove intese ed azioni comuni con le regioni e gli enti locali affinché realizzino siti istituzionali aventi queste caratteristiche.
Il Codice prescrive che i siti delle pubbliche amministrazioni centrali contengano necessariamente i seguenti dati pubblici:
a. l’organigramma, l’articolazione degli uffici, le attribuzioni e l’organizzazione di ciascun ufficio di livello dirigenziale non generale, nonché il settore dell’ordinamento giuridico riferibile all’attività da essi svolta, corredati dai documenti anche normativi di riferimento;
b. l’elenco dei procedimenti svolti da ciascun ufficio di livello dirigenziale non generale, la durata di ciascun procedimento, ed il nome del responsabile del procedimento secondo quanto stabilito dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 e secondo quanto previsto dai singoli ordinamenti corredati dalla normativa di riferimento;
c. le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti individuati ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 8 agosto 1990, n. 241;
d. l’elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive;
e. le pubblicazioni di cui all’articolo 26 della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché ogni altra pubblicazione prevista dalla legge 7 giugno 2000, n. 150;
f. l’elenco di tutti i bandi di gara, sottoscritti digitalmente;
g. l’elenco dei servizi forniti in rete.
Le amministrazioni che già dispongono di propri siti realizzano quanto previsto entro ventiquattro mesi dall’entrata in vigore del Codice.
I dati pubblici pubblicati sui siti delle pubbliche amministrazioni sono fruibili in rete gratuitamente e senza necessità di identificazione informatica.
Le pubbliche amministrazioni garantiscono che le informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito. Inoltre, provvedono a definire e a rendere disponibili anche per via telematica l’elenco della documentazione richiesta, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà.
Trascorsi ventiquattro mesi dall’entrata in vigore del Codice i documenti rilevanti per il procedimento, i moduli o i formulari che non siano stati pubblicati sul sito e che non siano stati resi noti non possono essere richiesti ed i relativi procedimenti possono essere conclusi anche in assenza dei suddetti documenti.
Le pubbliche amministrazioni centrali pubblicano sul proprio sito istituzionale l’elenco dei servizi forniti in rete già disponibili e dei servizi di futura attivazione, indicando i tempi previsti per l’attivazione medesima.